«Порядок учёта, хранения и регистрации трудовых книжек»

Вопрос: Разъясните, пожалуйста, поподробнее насчет ведения учета, регистрации и хранения трудовых книжек в организации

Алия И., г. Петропавловск

Ответ: Трудовым законодательством не регламентируется форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, следовательно, форма книги (журнала) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них утверждается работодателем.

П. 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановление Правительства РК от 14 октября 2011 года № 1167,  предусмотрено, что кадровая служба либо уполномоченное работодателем должностное лицо ведет книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, в которой регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников, а также выданные работникам. При получении трудовой книжки в связи с прекращением трудового договора работник расписывается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

На основании изложенной нормы Правил при разработке формы книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них целесообразно указать следующие графы: Ф.И.О. работника; Номер трудовой книжки; Дата приема или заполнения трудовой книжки/вкладыша; Подпись лица, принявшего трудовую книжку; Дата выдачи на руки трудовой книжки; Подпись работника о получении трудовой книжки.

В соответствии с п.п. 4 п. 1 ст. 31 Трудового кодекса РК для заключения трудового договора одним из необходимых документов является документ, подтверждающий трудовую деятельность (для лиц, имеющих трудовой стаж).

П. 3 ст. 31 Трудового кодекса РК предусмотрено, что в случае хранения с согласия работника подлинников документов у работодателя либо временного их оставления для выполнения установленных законодательством РК процедур работодатель выдает работнику письменное обязательство о возврате документов.

Из изложенных норм законодательства следует, что работник по своему усмотрению может хранить у себя на руках трудовую книжку, а может передать её на хранение работодателю. В том случае, если трудовая книжка остается у работника на руках, работодатель вправе хранить у себя копию указанного документа.

В том случае, если трудовую книжку работник приносит лишь для внесения в неё записей, то есть она не остается на хранении у работодателя, оснований для регистрации данного документа в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них у работодателя не имеется.

П. 3 ст. 31 Трудового кодекса РК предусматривает обязанность работодателя выдать работнику обязательство о возврате принятого на хранение оригинала документа. Типовая форма обязательства трудовым законодательством РК не регламентируется.

Таким образом, работодатель вправе по своему усмотрению утвердить форму данного обязательства - сохранной расписки. Однако следует учитывать, что расписка должна содержать реквизиты, предусмотренные законодательством: субъекты малого и среднего предпринимательства могут составлять документы на стандартных листах бумаги форматов А4 (210х297мм), А5 (148х210мм). При составлении документов на листах бумаги указывается: официальное наименование организации, издавшей документ; наименование вида документа, за исключением писем; дату документа; регистрационный номер документа; наименование должности лица, подписавшего документ, подпись и расшифровку подписи; оттиск печати.

Документы, направляемые подведомственным и другим организациям, гражданам подписываются руководителем организации, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией. Таким образом, подписывать расписку о приеме трудовой книжки вправе лицо, оформляющее прием и увольнение кадров - начальник отдела кадров.

Сергей Сизинцев, адвокат юридической фирмы «Де-факто»

Вы можете задать вопрос юристу на портале www.ivest.kz.

Юридическая фирма «Де-факто», г. Петропавловск, ул. Е. Брусиловского, 74 (угол ул. Астана)

телефоны: 33-70-30, 33-70-50

Copyright © 2003-2012 Defacto.kz. Все права защищены. Любая публикация материалов сайта только с разрешения авторов.
Материалы, представленные на сайте, отражают личную точку зрения авторов и не носят официального характера.
Авторы не несут ответственности за какое-либо применение тех или иных публикаций.